MILEXIA France, créée en 1971, est la filiale française d’un groupe international, qui distribue et entretient depuis 40 ans de l’instrumentation scientifique en France, dans les pays limitrophes de l’Union européenne, et occasionnellement dans les pays du Maghreb.

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MILEXIA est un Groupe européen qui opère dans le secteur des hautes technologies dans six pays principaux (France, Italie, Espagne, Angleterre, Allemagne, Danemark) et dans un certain nombre d’autres pays depuis ces bureaux.

Fort de son chiffre d’affaires d’environ 200M€ et de ses 300 collaborateurs, répartis sur six pays, le groupe intervient en tant que distributeur à valeur ajoutée, afin d’accompagner ses clients dans le choix et l’implantation de composants et de sous-ensembles électroniques à destination d’industriels opérant sur des secteurs de pointe, dont ceux de la défense, du spatial et du transport.

Parallèlement, le groupe a développé deux autres activités : la distribution et la maintenance d’instrumentation scientifique et la distribution de solutions clés en main utilisées pour les communications satellitaires.

En France, MILEXIA possède le siège social du Groupe ainsi que sa division française qui représente environ 40% du chiffre d’affaires et regroupe plus de 100 collaborateurs.

La société est répartie à ce jour sur 3 sites, Saint Aubin (91), Montbonnot Saint Martin (38) et Lyon (69).  Pour accompagner notre forte croissance, nous recherchons un(e) Chargé(e) des Services Généraux.

I. Vos missions :

Directement rattaché(e) à notre Office Manager, vous assurerez les missions suivantes :

  • Intendance des locaux 
  • Veiller au bon état et au bon fonctionnement des locaux, conformément aux normes légales, réglementaires et à notre contrat de bail ;
  • Veiller au respect des contrats de maintenance des locaux et du matériel, effectuer le suivi et assurer la réalisation des contrôles réglementaires (incendie, vérifications électriques périodiques, etc.)
  • Gérer l’ensemble de nos prestataires (entretien ; courrier ; imprimantes ; alarme) en assurant l’interface avec eux pour tous dysfonctionnements, interventions, etc. , et en suivant et contrôlant la réalisation de leurs interventions
  • Contrôler le respect du tri et recyclage des déchets sur le site, en lien avec notre prestataire spécifique
  • Télécommunication / Courrier / Fournitures et petits matériels
  • Réceptionner et distribuer le courrier ; effectuer la mise sous pli et les affranchissements
  • Assurer la maintenance régulière du petit matériel (machines à café, machines à eaux) et leur approvisionnement
  • Assurer la gestion des fournitures pour l’ensemble des services de l’entreprise : anticiper les besoins, suivre les stocks, effectuer les commandes
  • Tenir à jour le parc téléphonie, et assurer l’ensemble des démarches administratives relatives à la mise à disposition des téléphones mobiles à nos collaborateurs

 

  • Gestion de la logistique organisationnelle et des déplacements professionnels
  • Assurer la délivrance et le contrôle des badges d’accès aux locaux
  • Soutenir l’organisation opérationnelle des venues sur site de nos collaborateurs régions (réservation billets de train, hôtel, etc.)
  • Gérer les notes de frais des membres de la Direction et transmettre les informations nécessaires au service Comptabilité .
  • Assurer la gestion de la restauration des collaborateurs au RIE (remise des badges d’accès, suivi des factures, etc.)

 

  • Evènementiel
  • Soutenir l’organisation opérationnelle des visites de clients/fournisseurs/partenaires : étude et prise en compte des besoins en amont des visites, réservation des taxis, hôtels, préparation des salles, commande des repas sur place ou réservation de restaurants, etc.
  • Effectuer les démarches pour les cadeaux clients et salariés de fin d’année (compiler les besoins, centraliser les achats, passer les commandes)
  • Organiser les évènements internes sur site

 

  • Participation à la gestion du parc automobile
  • Assurer la réception des véhicules LLD ou LMD, s’assurer de leur état et compléter le PV de livraison
  • Faire le lien avec l’assureur lors des entrées/sorties de parc ​des véhicules
  • Préparer les kits conducteurs et assurer l’ensemble des démarches administratives relatives à la mise à disposition des véhicules de fonction auprès de nos collaborateurs
  • Gérer les avis de contraventions

 

  • Participation à la gestion du parc informatique
  • Tenir à jour le parc ​
  • Assurer l’achat du petit matériel IT, en tenant compte des besoins et du matériel déjà disponible
  • Mener les échanges avec la société DELL en cas de problème sur un matériel.
  • Assurer l’ensemble des démarches administratives relatives à la mise à disposition des équipements informatiques à nos collaborateurs
  • Mettre en œuvre les opérations de maintenance des copieurs et de l’informatique, en lien avec les équipes IT et assurer l’approvisionnement des consommables associés

 

  • Support RH
  • Participer à l’onboarding et l’offboarding collaborateurs
  • Tenir à jour l’organigramme et le trombinoscope de la société
  • Organiser les sessions de formations obligatoires, en lien avec la sécurité et la sûreté sur site (extincteurs, serre-file, etc.)

II. Votre profil :

Vous êtes au minimum titulaire d’un BAC +2 de type BTS support à l’action managériale/ Gestion de la PME, DUT GEA, BUT GACO, Licence pro Management et Gestion des Organisation et disposez d’une expérience réussie de 3 ans minimum dans des fonctions similaires.

Doté(e) d’un excellent relationnel et d’une grande polyvalence, vous êtes dynamique et rigoureux, et maîtrisez les outils informatiques, en particulier le Pack Office.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service et votre excellente organisation ?

Rejoignez-nous !

Nous vous garantissons un environnement de travail challengeant et épanouissant, au sein d’une société en pleine croissance, dans laquelle vous pourrez exceller et vous développer pleinement.